断り状(新規お取引ご提案)の書式テンプレート(Word・ワード)


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断り状(新規お取引ご提案)の書式テンプレートです。申し出や依頼を受けたとき、その期待に沿えないことを伝える文書です。受信者が納得できるように、断る理由を具体的に記載しましょう。

申し込みや依頼に対して検討時間が必要ですが、できる限り早く回答をすることが重要な基本姿勢です。曖昧な返答は避け、はっきりとした断りの理由を示します。誤解を招くような表記に気をつけましょう。

書き方の注意点

  • 関係を壊さぬよう配慮して断ります。
  • 無為な詮索や同情は慎みます。
  • 役に立ちたいが、事情が許さないという形にするのがよいでしょう。
  • 断る理由を簡潔に伝えます。

書き方のポイント

  1. 丁寧な挨拶と感謝
    • 初めに、時候の挨拶と共に、取引の提案に対する感謝の気持ちを表します。これは、相手への配慮と感謝の意を伝えるために重要です。
    • 例文:「拝復 〇〇の候貴社ご盛業のこととお喜び申し上げます。先般は新規お取引のお申し込みを頂戴し、誠に有難く、深謝申し上げます。」
  2. 現状の説明
    • 自社の現状を説明し、相手方に取引を断る理由を明確に伝えます。例えば、商品供給が難しい状況などの事実を具体的に述べ、理解を得られるようにします。
    • 例文:「当社製品〇〇〇〇〇〇は、予想を大きく上回る好評を頂き、生産が受注量に追いつかない状況が続いております。」
  3. 取引の開始が難しい理由を丁寧に説明
    • 相手との新規取引が難しい理由を、相手に迷惑をかける可能性があることを示しながら、丁寧に説明します。
    • 例文:「貴社と新規のお取引を開始させて頂きましても、ご迷惑をおかけすることは明らかでございます。」
  4. 謝罪と理解をお願いする
    • 相手に対して丁寧にお詫びを述べ、事情を理解してもらえるようお願いする言葉を添えます。
    • 例文:「誠に遺憾に存じますが、今回のご提案に関しましては、止むを得ずお申し入れを辞退させて頂きたく存じます。」
  5. 簡潔な締めの挨拶
    • 最後に略式ながら書面での通知であることを述べ、誠実に締めくくります。
    • 例文:「略式ながらまずは書面をもちましてお詫び申し上げます。」
補足的なポイント
  • 配慮した言い回し: 丁寧な言葉遣いを使用し、相手に失礼がないように工夫することが大切です。
  • 理由を具体的に説明: 拒否の理由は、できるだけ具体的に説明し、相手が納得しやすいようにしますが、必要以上の詳細は避けることで、簡潔かつ礼儀正しい文章にします。

これらのポイントを踏まえることで、相手に対して配慮しながら断りの意思を伝えることができます。

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord(ワード)です。下記からダウンロードしてご利用してください。

断り状(新規お取引ご提案)