挨拶状（本社ビル落成ならびに移転）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用ください。
本社移転挨拶状とは
本社移転挨拶状は、企業が本社機能を移転する際に、取引先・顧客・関係者に対して送付する正式な通知書面です。単なる住所変更の連絡ではなく、企業の新たな発展段階を示すとともに、継続的な取引関係の維持を図る重要なコミュニケーションツールです。
移転挨拶状の戦略的意義
ビジネス上の目的
- 信頼性の維持：正式な通知により責任ある企業姿勢を示す
- ブランドイメージ向上：成長・発展のストーリーを演出
- 関係性の強化：移転を機に取引先との絆を深める
- 新規開拓のきっかけ：企業の成長をアピールし新規取引を促進
法的・実務的な必要性
- 契約関係の継続：住所変更に伴う法的手続きの一環
- 商業登記との整合性：登記上の本店所在地変更との連動
- 各種届出との連携：税務署、労働基準監督署等への届出と歩調を合わせる
書き方のポイント
1. 冒頭の挨拶
目的：丁寧な印象を与え、読み手の関心を引く
季節の挨拶例：
- 春：「春暖の候」「桜花の候」「新緑の候」
- 夏：「盛夏の候」「向暑の候」「酷暑の候」
- 秋：「秋涼の候」「紅葉の候」「晩秋の候」
- 冬：「師走の候」「寒冷の候」「厳寒の候」
相手別の表現：
- 取引先企業：「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」
- 個人顧客：「皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます」
- 官公庁：「貴庁におかれましては益々ご発展のこととお喜び申し上げます」
2. 移転の背景と理由の説明
効果的な表現パターン：
成長・発展型：
お陰様で事業が順調に拡大し、現在の社屋では手狭になったため、
この度新社屋を建設し移転する運びとなりました。機能統合型：
業務効率化と組織力強化を目的として、分散していた各部門を
一つの新社屋に集約することとなりました。立地改善型：
お客様により良いサービスを提供するため、交通の利便性に優れた
立地に新社屋を建設いたしました。3. 新社屋の特徴とメリット
顧客視点でのメリット提示：
- アクセス向上：「○○駅から徒歩3分の好立地」
- 設備充実：「最新の会議設備を完備」
- 駐車場完備：「来客用駐車場○台確保」
- 環境配慮：「環境に配慮したエコビル」
社内体制の改善：
全部門が同一フロアに集約されることで、部門間の連携が強化され、
よりスピーディーで質の高いサービス提供が可能となります。4. 今後の決意と展望
説得力のある決意表明：
新たな環境のもと、従業員一同心機一転、皆様のご期待にお応えできるよう、
より一層の努力を重ねてまいる所存でございます。具体的な改善約束：
新社屋移転を機に、サービス品質の向上、納期短縮、
コスト競争力の強化に取り組んでまいります。5. 継続的な支援のお願い
感謝と依頼のバランス：
これまでのご支援に心より感謝申し上げますとともに、
新天地におきましても変わらぬご愛顧を賜りますよう
お願い申し上げます。6. 結びの言葉
謙虚さと丁寧さの表現：
まずは略儀ながら書面をもちまして移転のご挨拶とさせていただきます。7. 新所在地と連絡先情報
必須記載事項：
- 新住所（郵便番号含む）
- 電話番号・FAX番号
- メールアドレス・URL
- 最寄り駅・交通アクセス
- 移転日（営業開始日）
具体的な記入例とケース別バリエーション
【成長企業の移転例】
拝啓 新緑の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、お陰様で弊社事業が順調に拡大し、現社屋では業務に支障をきたすまでに
至りましたため、この度下記の通り新社屋に移転することとなりました。
新社屋は○○駅から徒歩5分の立地にあり、お客様にはより一層ご利用いただき
やすくなります。また、最新設備を導入し、従来以上に充実したサービスを
ご提供できる体制を整えました。
これを機に従業員一同、皆様のご期待にお応えできるよう、
なお一層の努力をしてまいる所存でございます。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書面をもちまして移転のご挨拶申し上げます。
敬具
令和6年○月○日
株式会社○○
代表取締役 ○○○○
記
移転先住所：〒○○○-○○○○
東京都○○区○○○丁目○番○号
○○ビル○階
電話番号：○○-○○○○-○○○○
FAX番号：○○-○○○○-○○○○
移転日：令和6年○月○日（月）
営業開始：令和6年○月○日（火）
以上【機能統合による移転例】
拝啓 秋涼の候、貴社におかれましては益々ご発展のこととお慶び申し上げます。
この度、業務効率化と組織力強化を目的として、これまで分散しておりました
各部門を統合し、新本社ビルに移転することとなりました。
新社屋では全部門が連携を取りやすい環境となり、お客様へのレスポンスが
格段に向上いたします。また、会議室・プレゼンテーション設備も充実し、
より良いご提案ができる体制を整えました。
新天地におきましても、これまで以上にお役に立てるよう努力してまいります
ので、何卒変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。【老朽化による建て替え移転例】
拝啓 時下益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。
弊社本社ビルの老朽化に伴い、お客様により安全で快適な環境をご提供
するため、この度新社屋を建設し移転する運びとなりました。
新社屋は耐震性・省エネ性に優れた最新仕様で、バリアフリー設計により
すべてのお客様に安心してご利用いただけます。
新たな環境で、より質の高いサービスをご提供できるよう邁進いたします。送付対象者別のカスタマイズ
重要取引先向け
- 特別な配慮：手書きメッセージの追加
- 詳細な説明：移転による具体的メリットを詳述
- 個別対応の約束：専任担当者の継続アサイン
一般取引先向け
- 効率性重視：簡潔で要点を押さえた内容
- 標準的な表現：業界慣例に沿った文面
- 必要情報の網羅：連絡先変更を確実に伝達
個人顧客向け
- 親しみやすい表現：硬すぎない文体
- 利便性の強調：アクセス改善、サービス向上
- 継続利用の促進：新店舗への誘導
送付タイミングと準備スケジュール
理想的なスケジュール
移転3ヶ月前：移転計画の決定・挨拶状の文案作成
移転2ヶ月前：挨拶状の印刷・宛先リストの整備
移転1ヶ月前：挨拶状の送付
移転2週間前：重要取引先への電話フォロー
移転当日：営業開始
移転1週間後：到着確認・問い合わせ対応送付タイミング別の効果
| タイミング | メリット | デメリット | 推奨度 |
|---|---|---|---|
| 2ヶ月前 | 十分な準備期間 | 忘れられるリスク | ★★★☆☆ |
| 1ヶ月前 | 適度な事前通知 | 準備時間確保 | ★★★★★ |
| 2週間前 | 印象に残りやすい | 準備期間不足 | ★★★☆☆ |
| 移転後 | 確実な情報提供 | 混乱の可能性 | ★★☆☆☆ |
デザインとレイアウトのベストプラクティス
封筒のデザイン
表面：
┌─────────────────────────────┐
│ [切手] [社名ロゴ] │
│ │
│ 重要なお知らせ │
│ 本社移転のご案内 │
│ │
│ [宛先住所] │
│ [宛先会社名・部署名] │
│ [担当者名] 様 │
└─────────────────────────────┘
裏面：
┌─────────────────────────────┐
│ [差出人住所] │
│ [会社名] │
│ [代表者名] │
└─────────────────────────────┘挨拶状本文のレイアウト
- A4サイズ縦：標準的で読みやすい
- フォント：明朝体10.5～12pt
- 行間：1.5倍程度の余裕
- 余白：上下3cm、左右2.5cm
- 会社印：代表者名の横に押印
高級感を演出する要素
- 用紙選択：上質紙またはマット調用紙
- 印刷品質：オフセット印刷推奨
- 封筒：会社ロゴ入りの特注封筒
- 色使い：企業カラーを効果的に配置
業界別カスタマイズ事例
製造業
特徴：生産能力や品質管理体制の向上をアピール
新工場では最新の生産設備を導入し、生産能力が従来の1.5倍に向上いたします。
また、ISO9001認証に対応したより厳格な品質管理体制を構築し、
お客様により高品質な製品をお届けできるようになります。IT・サービス業
特徴：技術革新とサービス向上への取り組み
新オフィスには最新のITインフラを整備し、クラウド技術を活用した
より効率的なサービス提供体制を構築いたします。
また、お客様専用の打ち合わせスペースを拡充し、
よりきめ細やかなサポートをご提供いたします。小売・サービス業
特徴：顧客利便性とアクセス向上
新店舗は○○駅直結の立地で、雨の日でも濡れることなく
ご来店いただけます。駐車場も50台分確保し、
お車でのご来店も大変便利になりました。金融・保険業
特徴：信頼性とセキュリティの強化
新店舗では最新のセキュリティシステムを導入し、
お客様の大切な情報をより安全に管理いたします。
また、プライバシーに配慮した個別相談ブースを増設し、
安心してご相談いただける環境を整えました。よくあるトラブルと対処法
トラブル1：移転日の混乱
原因：登記日と営業開始日の差異
対策：両日程を明確に分けて記載
トラブル2：連絡先の記載ミス
原因：新旧の電話番号・住所の混在
対策：複数名による入念なチェック体制
トラブル3：取引先からの反応不足
原因：文面が事務的すぎる
対策：個別メッセージや手書き要素の追加
トラブル4：郵送物の未達
原因：宛先不明・転送期限切れ
対策：事前の住所確認と複数手段での通知
これらのポイントを踏まえて挨拶状を作成することで、相手に対する誠実な姿勢と新たなスタートへの意気込みが伝わる効果的な挨拶文になります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- 挨拶状（本社ビル落成ならびに移転）01
- 挨拶状（本社ビル落成ならびに移転）02
