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取材依頼状とは
取材依頼状は、メディア関係者や研究者が、専門家や関係者に対してインタビューや情報提供を求める際に使用する正式な文書です。相手の貴重な時間をいただくため、丁寧で礼儀正しい文面が求められます。
使用タイミングと判断基準
いつ使うべきか
- 雑誌・新聞・Web媒体の記事作成時
- 学術研究や論文執筆のための専門家インタビュー
- 企業の広報活動や事例取材
- ドキュメンタリー制作や書籍執筆
使うべきでないケース
- 営業目的やセールス活動
- 個人的な興味による取材
- 相手に不利益をもたらす可能性がある内容
- 競合他社の機密情報を狙った取材
書き方の基本ポイント
1. 宛名と日付の記載
正しい例：
令和6年○月○日
株式会社○○○○
代表取締役 ○○ ○○ 様注意点：
- 相手の氏名、会社名、部署名を正確に記載
- 役職名は最新の情報を確認
- 文書の日付を必ず明記
2. 冒頭の挨拶と感謝
良い例： 「時下ますますご発展のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。」
悪い例： 「お疲れ様です。」「いつもお世話になっております。」
業界別バリエーション：
- 学術機関向け： 「貴学におかれましては、ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます」
- 行政機関向け： 「貴職におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
3. 取材依頼の背景と内容の明確な説明
必須記載事項：
- 媒体名・発行部数・読者層
- 企画の概要と目的
- 取材対象者を選んだ理由
- 掲載予定日・配信予定日
具体例： 「この度、弊社発行の月刊誌『○○○』（発行部数5万部、主な読者層：30-50代のビジネスパーソン）において、『DXが変える業界の未来』という特集記事を企画いたしました。貴社が業界のパイオニアとして推進されているデジタル変革の取り組みについて、ぜひ○○社長にお話を伺いたく存じます。」
4. 具体的なお願いと日程調整
記載すべき内容：
- 取材時間（目安：30分～1時間程度）
- 希望する日程の幅（複数候補を提示）
- 取材場所の提案
- オンライン取材の可否
チェックポイント：
- 相手の負担を最小限にする配慮
- 柔軟な対応姿勢の表明
- 事前質問事項の送付を約束
5. 結びの挨拶と署名
適切な締めくくり： 「ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」
署名に含めるべき情報：
- 会社名・部署名
- 役職・氏名
- 連絡先（電話・メール）
- 会社住所
法的・実務的な留意点
著作権・肖像権への配慮
- 取材内容の使用範囲を明示
- 写真撮影の可否を事前確認
- 記事校正の機会提供を約束
個人情報保護
- 取得した情報の使用目的を限定
- 第三者への提供制限を明記
- 保管期間と廃棄方法を規定
契約書面の準備
取材規模によっては、以下の書面が必要：
- 取材協力契約書
- 肖像権使用許諾書
- 守秘義務契約書
よくある失敗例と対策
失敗例1：取材目的が曖昧
問題： 「業界についてお話を伺いたい」 対策： 具体的な企画概要と質問項目の概要を明示
失敗例2：相手のメリットが不明
問題： 一方的なお願いのみ 対策： 相手企業の広報効果や社会貢献の意義を説明
失敗例3：緊急すぎる依頼
問題： 「来週までに取材したい」 対策： 最低2週間前には依頼状を送付
業種・シーン別のカスタマイズ例
メディア・出版業界
- 媒体の特色と影響力を具体的に説明
- 過去の類似企画の成功事例を紹介
- 競合他社の取材状況への配慮
学術研究機関
- 研究の社会的意義を強調
- 匿名性の保証や研究倫理への配慮
- 研究成果の還元方法を明示
企業広報部門
- ブランド価値向上への貢献を説明
- ステークホルダーへの効果的な情報発信
- CSR活動との関連性を明示
デジタル化対応のポイント
メール送信時の注意事項
- 件名は「【取材依頼】○○の件について」など明確に
- 添付ファイルのウイルスチェック
- 送信者情報の署名を必ず設定
オンライン取材の準備
- 使用するプラットフォームの事前テスト
- 録画・録音の許可確認
- 資料共有方法の事前調整
実践的なチェックリスト
送付前の最終確認
- 宛名・敬称に誤りがないか
- 日付が正確に記載されているか
- 取材の目的と背景が明確に説明されているか
- 相手のメリットが示されているか
- 日程調整の柔軟性が表現されているか
- 連絡先が正確に記載されているか
- 誤字・脱字がないか
- 適切な敬語が使われているか
送付後のフォローアップ
- 1週間以内に返答がない場合の再連絡
- 断られた場合の丁寧なお礼メール
- 承諾いただいた場合の詳細調整
以上のポイントを押さえた依頼状を作成することで、取材のお願いが丁寧に伝わり、相手に対する敬意と協力のお願いがしっかりと伝わる文書になります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- 依頼状（取材）01
- 依頼状（取材）02
