お知らせ（新年会開催）の書式テンプレート（Word・ワード）

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書き方の基本ポイント

文書の目的と相手に応じた適切な表現

新年会案内は社内向けの正式な案内文書として位置づけられます。以下の表現レベルを使い分けましょう：

• 役員・管理職向け：「ご多忙の折恐縮ですが」「ご検討のほどお願い申し上げます」
• 一般社員向け：「お疲れさまです」「ぜひご参加ください」
• 全社員統一：「各位」という宛先で統一的な敬語レベルを使用

必須記載事項チェックリスト

• 文書作成日（発信日）
• 宛先（「各位」「○○部署各位」等）
• 件名（「新年会開催のお知らせ」等）
• 開催目的・趣旨
• 開催日時（曜日も記載）
• 開催場所（住所・アクセス情報）
• 参加費用
• 申込締切日時
• 申込方法・連絡先
• 幹事・担当者名
• 特記事項（服装・持参物等）

敬語・謙譲語の正しい使い方

適切な表現例：

• 「開催いたします」（謙譲語）
• 「ご参加ください」（尊敬語）
• 「お忙しい中恐縮ですが」（相手への配慮）

避けるべき表現：

• 「開催させていただきます」（過度な敬語）
• 「参加してください」（命令調）

すぐ使える例文（3段階）

具体的な記入例

【良い例】実際のビジネスシーン想定

令和6年12月20日

各位

新年会開催のお知らせ

日頃より業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
さて、新年を迎えるにあたり、社員の親睦を深め、新たな年への決意を共有するため、
下記のとおり新年会を開催いたします。
年末のご多忙の折恐縮ですが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。

記

日時：令和7年1月17日（金）19:00～21:00
会場：○○ホテル 2階「さくら」の間
      （住所：東京都○○区○○ 1-2-3 TEL:03-xxxx-xxxx）
      JR○○駅東口より徒歩3分
参加費：5,000円（当日集金）
申込締切：令和7年1月10日（金）17:00
申込方法：メールまたは電話にて下記までご連絡ください

幹事：総務部 田中（内線123、tanaka@company.co.jp）

以上

【悪い例】とその問題点

新年会やります！

1月17日の夜7時から○○ホテルで新年会をします。
参加したい人は田中まで連絡してください。

問題点：

• 正式な文書の体裁になっていない
• 開催目的が不明確
• 詳細情報が不足
• 敬語が使われていない

業界別・シーン別バリエーション

製造業向け

「年始の安全操業に向けた意識統一と、チーム結束強化を目的として」

IT業界向け

「新年度のプロジェクト成功に向けたチームビルディングを目的として」

医療機関向け

「患者さまへのより良いサービス提供に向けた職員間の連携強化を目的として」

法的・実務的な留意点

労働法上の注意事項

• 参加の任意性を明確化：「自由参加」であることを明記し、参加強制とならないよう注意
• 勤務時間外の扱い：業務時間外の開催であることを明確にし、労働時間には含まれないことを確認
• ハラスメント防止：アルコールを含む懇親会では、パワハラ・セクハラ防止の注意喚起を併記

個人情報保護への配慮

• 参加者名簿の管理方法を明確化
• 写真撮影の可否と使用目的を事前告知
• アレルギー等の個人情報収集時は目的外使用禁止を明記

文書の保管・管理

• 保管期間：一般的には3年間（労働基準法に準じた期間）
• 管理部署：総務部または人事部での一元管理
• 電子化対応：PDFでの保存と検索可能な形式での管理

使用タイミングと注意事項

適切な通知タイミング

• 推奨期間：開催日の10-14日前
• 最低限：開催日の1週間前
• 年末年始の場合：12月中旬までに案内完了

使用を避けるべき状況

• 業績不振や人員削減直後
• 重大な労働問題発生直後
• 感染症等の健康リスクが高い時期

トラブル防止のチェックポイント

• 会場の収容人数と参加予定者数の確認
• 食物アレルギー対応の事前確認
• 交通アクセスの詳細説明
• キャンセル料発生の可能性について明記
• 天候等による中止判断基準の設定

よくある失敗例と対策

失敗例1：参加費の設定が不明確 → 対策：「当日集金」「事前振込」「会社負担」を明確に記載

失敗例2：申込締切後の追加参加希望 → 対策：「定員に達し次第締切」「締切後の追加受付不可」を明記

失敗例3：会場変更の連絡が遅延 → 対策：変更可能性がある場合は事前に注意書きを記載

カスタマイズのヒント

業種・業態に応じた調整方法

サービス業

• 「お客さまへのサービス向上」を目的に盛り込む
• シフト制の場合は複数回開催の検討

建設業

• 「安全作業の徹底」「現場でのチームワーク向上」を強調
• 屋外作業者への配慮（防寒対策等）

社内ルールに合わせた修正ポイント

• 稟議システム：予算承認手続きが必要な場合の記載
• 服務規程：会社の服装規定に応じた注意事項
• 就業規則：アルコール提供に関する社内規定の確認

デジタル化・電子化対応

オンライン開催の場合

開催方法：Zoomウェビナー
接続URL：（申込者に別途送付）
接続テスト：開始30分前から接続可能
技術サポート：IT部門（内線456）

ハイブリッド開催の場合

• 現地参加とオンライン参加の両方を案内
• それぞれの参加費設定を明確化
• 技術的なサポート体制を整備

実践的なアドバイス

効率的な作成・管理方法

テンプレート活用のコツ

1. 基本情報（会社名、連絡先等）を事前登録
2. 前年度の内容を参考に定型部分を標準化
3. 変更頻度の高い部分（日時、会場等）を明確化

作成時間短縮のポイント

• 会場情報は事前にリスト化して保管
• 標準的な文言集を作成して活用
• 承認フローを事前に確認

デジタルツール活用方法

案内作成・配信

• Googleフォーム：参加申込の自動集計
• Outlook：会議出席依頼での一斉配信
• Slack/Teams：リマインダー機能の活用

参加管理

• Excel/Googleスプレッドシート：参加者リストの共有管理
• Connpass：外部向けイベント管理（社外との合同開催時）

最新のビジネス慣習への対応

コロナ後の新年会事情

• ハイブリッド開催が主流
• 感染症対策の明記が必須
• 少人数分散開催の検討

働き方改革への配慮

• 参加の完全任意性を強調
• 家族同伴可能性の検討
• 多様な価値観への配慮を明記

DX時代の案内方法

• QRコードでの申込簡略化
• チャットボットでの問い合わせ対応
• デジタルサイネージでの案内表示

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。

• お知らせ（新年会開催）01
  基本的な社内向け新年会案内テンプレート

お知らせ（新年会開催）のダウンロード

1 ファイル 16.79 KB

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• お知らせ（新年会開催）02
  より詳細な情報を含む案内状テンプレート

案内状（新年会実施）のダウンロード

1 ファイル 16.83 KB

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